{"id":10195,"date":"2023-11-01T09:36:53","date_gmt":"2023-11-01T14:36:53","guid":{"rendered":"https:\/\/tribu.co\/?p=10195"},"modified":"2023-11-13T11:02:23","modified_gmt":"2023-11-13T16:02:23","slug":"5-choses-a-savoir-sur-la-planification-dun-evenement-aux-etats-unis","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tribu.co\/fr\/5-choses-a-savoir-sur-la-planification-dun-evenement-aux-etats-unis\/","title":{"rendered":"5 choses \u00e0 savoir sur la planification d’un \u00e9v\u00e9nement aux \u00c9tats-Unis"},"content":{"rendered":"
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Organiser un \u00e9v\u00e9nement aux \u00c9tats-Unis peut \u00eatre une exp\u00e9rience stimulante, mais qui comporte son lot de d\u00e9fis. M\u00eame si c’est seulement \u00e0 quelques heures de la fronti\u00e8re, d’un \u00e9tat \u00e0 l’autre, il y a beaucoup de diff\u00e9rences, et les impacts sur vos \u00e9v\u00e9nements peuvent \u00eatre importants. Apr\u00e8s plusieurs exp\u00e9riences aux \u00c9tats-Unis, dont JACKALOPE fest \u00e0 Virginia Beach, nos \u00e9quipes vous partagent 5 choses essentielles \u00e0 prendre en compte lors de la planification d\u2019un \u00e9v\u00e9nement aux \u00c9tats-Unis:<\/strong><\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n

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1. Partenariats Locaux et R\u00e9seautage :<\/strong><\/p>\n

En premi\u00e8re ann\u00e9e, il est normal de ne pas disposer d’un vaste r\u00e9seau de contacts sur place, ce qui rend d’autant plus importante la phase de recherche en amont. Il est donc essentiel d’identifier les acteurs cl\u00e9s de l’industrie locale. Dans le cas d\u2019un festival comme JACKALOPE, les fournisseurs locaux, les commanditaires potentiels, les organisations communautaires, les athl\u00e8tes, le staff ou simplement l\u2019office touristique de la ville. \u00c9tablir des partenariats solides avec ces acteurs permet non seulement de renforcer la cr\u00e9dibilit\u00e9 de l’\u00e9v\u00e9nement, mais aussi d\u2019ouvrir des portes pour des opportunit\u00e9s futures.<\/p>\n

De plus, le r\u00e9seautage joue un r\u00f4le crucial dans la construction de relations durables et b\u00e9n\u00e9fiques. Participer \u00e0 des \u00e9v\u00e9nements de l’industrie, des conf\u00e9rences et des rencontres locales est une excellente fa\u00e7on de rencontrer des professionnels du secteur et d’\u00e9tablir des connexions pr\u00e9cieuses.<\/p>\n

\u00abOn a organis\u00e9 plusieurs mois en amont du festival un \u00e9v\u00e9nement de r\u00e9seautage avec les professionnels, artistes, staff et b\u00e9n\u00e9voles afin de de se cr\u00e9er une banque de contacts et de choisir les meilleurs collaborateurs selon nos besoins\u00bb<\/em> – Karine B\u00e9lisle, Charg\u00e9e de projets Production chez TRIBU.<\/p>\n

Il est essentiel d’adopter une approche proactive en mati\u00e8re de r\u00e9seautage. \u00c7a peut \u00eatre l’organisation de petits \u00e9v\u00e9nements de mise en relation, l’invitation de professionnels \u00e0 des rencontres informelles (comme un d\u00eener), ou m\u00eame la mise en place de collaborations sp\u00e9ciales avec des locaux.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n

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2. Juridictions et R\u00e9glementations :<\/strong><\/p>\n

Avant tout, il est indispensable de se familiariser avec les diverses juridictions et r\u00e9glementations qui peuvent avoir un impact sur l’\u00e9v\u00e9nement et le festival. Cela inclut une compr\u00e9hension approfondie des exigences de la police locale, des r\u00e8gles de la ville et des r\u00e9gulations en mati\u00e8re de permis.<\/p>\n

De notre c\u00f4t\u00e9, nous avons eu le privil\u00e8ge de collaborer \u00e9troitement avec l’office touristique de Virginia Beach, ce qui nous a offert une opportunit\u00e9 de plonger dans les coulisses de la gestion des \u00e9v\u00e9nements locaux. \u00ab La ville tient \u00e0 c\u0153ur les \u00e9v\u00e9nements locaux et \u00e7a se refl\u00e8te dans leur engagement \u00e0 r\u00e9soudre les nombreux d\u00e9fis \u00e0 la production des \u00e9v\u00e9nements comme le n\u00f4tre \u00bb<\/em>, a d\u00e9clar\u00e9 Karine.<\/p>\n

De plus, la gestion des permis d’alcool est un aspect crucial \u00e0 prendre en compte. Les r\u00e9glementations entourant la vente et la consommation d’alcool peuvent \u00eatre complexes et varier selon l’\u00c9tat et la municipalit\u00e9. L\u2019\u00e2ge l\u00e9gal pour consommer et les zones de consommation (aussi appel\u00e9 zone ABC) sont de bons exemples. Tout comme au Canada, il est n\u00e9cessaire de s’assurer d’obtenir les licences appropri\u00e9es et de respecter les lois locales.<\/p>\n

La conformit\u00e9 avec les r\u00e8glements de construction est \u00e9galement un \u00e9l\u00e9ment essentiel. Cela peut englober la mise en place de structures temporaires, l’am\u00e9nagement des espaces et le respect des normes de s\u00e9curit\u00e9. Dans notre cas, nous avions plusieurs gros projets pour le festival JACKALOPE. Nous devions construire une base en \u00e9chafaud sur le toit du Hilton pour donner place aux BASE Jumper de sauter en toute s\u00e9curit\u00e9. Nous avons aussi construit un skatepark directement sur la plage. Le plus gros challenge pour nos fournisseurs a \u00e9t\u00e9 la temp\u00e9rature qui a retard\u00e9 l\u2019avancement des structures. Nous \u00e9tions tr\u00e8s heureux d\u2019avoir des fournisseurs de confiance!<\/p>\n

Il a \u00e9t\u00e9 essentiel d\u2019\u00e9tablir des partenariats avec les policiers et les sh\u00e9rifs pour aider \u00e0 faire respecter les lois et la s\u00e9curit\u00e9 de tous les participants notamment car il existe des lois distinctes sur la l\u00e9galit\u00e9 du port d’armes d’un \u00c9tat \u00e0 l’autre. En travaillant avec la ville, nous avons eu acc\u00e8s \u00e0 leur syst\u00e8me d’analyse en temps r\u00e9el des activit\u00e9s sur le site, avec un dr\u00f4ne par exemple, nous permettant de rep\u00e9rer rapidement toute activit\u00e9 suspecte et de prendre les mesures n\u00e9cessaires \u00e0 temps. Un must dans un \u00c9tat o\u00f9 le port d’armes est l\u00e9gal!<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n

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3. Planification Budg\u00e9taire :<\/strong><\/p>\n

La planification budg\u00e9taire s’est av\u00e9r\u00e9e \u00eatre une \u00e9tape d\u00e9licate dans notre projet. Les fluctuations du taux de change (USD vs CAD) ainsi que les diff\u00e9rences de prix entre le Canada et les fournisseurs locaux exigent une vigilance particuli\u00e8re. Dans les premiers mois de d\u00e9marche, nous avons rapidement remarqu\u00e9 que les fournisseurs profitaient de notre statut canadien pour gonfler leurs tarifs. Les relations et contacts locaux sont la cl\u00e9. Chacun d\u2019eux a apport\u00e9 sa notori\u00e9t\u00e9 et son expertise \u00e9vitant ainsi toute surcharge inutile.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n

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4. Marketing et Promotion Cibl\u00e9es :<\/strong><\/p>\n

En termes de publicit\u00e9 et marketing, plusieurs d\u00e9fis se posent : en tant qu’entit\u00e9 relativement inconnue sur le march\u00e9 am\u00e9ricain, il \u00e9tait primordial de faire conna\u00eetre notre nom en tant que festival. Les go\u00fbts, les pr\u00e9f\u00e9rences et les habitudes de consommation peuvent varier consid\u00e9rablement, n\u00e9cessitant une approche marketing sur mesure pour attirer l’attention du public am\u00e9ricain et rester top of mind<\/em>. Le recours aux relationnistes dans le march\u00e9 am\u00e9ricain peut s’av\u00e9rer extr\u00eamement b\u00e9n\u00e9fique pour s\u2019entourer de m\u00e9dias pertinents dans un environnement inconnu.<\/p>\n

De plus, il est essentiel d’adapter le message et le contenu promotionnel pour mieux r\u00e9sonner avec le public am\u00e9ricain. Il faut donc s\u2019assurer de bien comprendre les tendances du march\u00e9 local, des canaux de communication et des m\u00e9dias sociaux populaires qui peuvent diff\u00e9rer du Canada ou autres pays.<\/p>\n

\u00ab Aux \u00c9tats-Unis, il ne faut pas avoir peur d\u2019y aller big and bold et d\u2019oser surtout quand on est un \u00e9v\u00e9nement peu connu sur le territoire. […] J’ai vraiment pris un plaisir immense \u00e0 \u00e9laborer cette strat\u00e9gie.<\/em> \u00bb –\u00a0 Audr\u00e9ane B\u00e9land C\u00f4t\u00e9, Charg\u00e9e de projets communication & marketing chez TRIBU.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n

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5. Gestion de la Logistique Internationale :<\/strong><\/p>\n

Coordonner ces aspects essentiels constitue litt\u00e9ralement un travail \u00e0 temps plein. Il faut s’assurer que tous les participants disposent d’un logement ad\u00e9quat et de repas qui conviennent \u00e0 tous (et avec les allergies et intol\u00e9rances). Ce qui est un grand d\u00e9fi quand tu as un grand groupe! Dans notre cas, une bonne partie de l\u2019\u00e9quipe s\u2019est d\u00e9plac\u00e9e aux \u00c9tats-Unis afin que la production de l\u2019\u00e9v\u00e9nement se d\u00e9roule bien. Nous avons aussi engag\u00e9 des fournisseurs qui ne venaient pas directement de la ville et fait venir plusieurs athl\u00e8tes internationaux. Nous avions donc une centaine de personnes \u00e0 h\u00e9berger et une trentaine \u00e0 nourrir. \u00c7a implique une planification minutieuse, une communication constante avec les fournisseurs et une r\u00e9activit\u00e9 en cas de changements ou d’impr\u00e9vus.<\/p>\n

\u00abLe plus important c\u2019est de se faire des documents de suivi complets et de prendre de l\u2019avance pour s\u2019assurer d\u2019avoir le plus d\u2019information possible en amont<\/em>.\u00bb – Sandrine Kerignard, Coordonnatrice Production chez TRIBU.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n

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Pour garantir un processus fluide, plusieurs \u00e9tapes imp\u00e9ratives doivent \u00eatre suivies. En premier lieu, la gestion des visas et des douanes est incontournable. Il est recommand\u00e9 de s’associer avec un courtier sp\u00e9cialis\u00e9 dans le transport pour les carnets ATA, une \u00e9tape qui assure une gestion efficace des formalit\u00e9s douani\u00e8res. Il est essentiel de frapper \u00e0 plusieurs portes pour s\u00e9lectionner un courtier qui r\u00e9pond le mieux \u00e0 nos besoins, souligne Karine. De plus, la pr\u00e9voyance d’un plan B est imp\u00e9rative – il est toujours sage d’avoir des solutions de rechange pour le transport en cas de besoin, chose que nous avons apprise \u00e0 nos d\u00e9pens!<\/p>\n

\u00ab Je n\u2019aurais jamais pens\u00e9 devoir compter des bo\u00eetes de vis pour traverser de l\u2019\u00e9quipement aux \u00c9tats-Unis. Toutes autres t\u00e2ches connexes comme ils disent \u00bb – Karine B\u00e9lisle, Charg\u00e9e de projets Production<\/p>\n

En outre, bien que l’obtention de visas de travail puisse \u00eatre en place, des formations avec des avocats externes sont essentielles pour s\u2019assurer de bien s\u2019adresser aux douaniers et \u00e9viter des probl\u00e8mes non-n\u00e9cessaires. Nous vous conseillons de pr\u00e9voir suffisamment de temps, puisque ces processus peuvent souvent n\u00e9cessiter plusieurs mois de pr\u00e9paration pour \u00eatre men\u00e9s \u00e0 bien.<\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>\n\n

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Bref, le mot d\u2019ordre: entourez-vous des contacts pertinents qui pourront vous soutenir tout au long du processus. En gardant ces conseils en t\u00eate, vous serez pr\u00eat \u00e0 organiser un \u00e9v\u00e9nement aux \u00c9tats-Unis! N\u2019oubliez pas que chaque point m\u00e9rite une attention particuli\u00e8re pour vous assurer une exp\u00e9rience \u00e9v\u00e9nementielle fluide et m\u00e9morable.<\/strong><\/p>\n\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":14,"featured_media":10239,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":true,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"content-type":"","footnotes":""},"categories":[2],"tags":[],"class_list":["post-10195","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-international"],"acf":[],"yoast_head":"\n5 choses \u00e0 savoir sur la planification d'un \u00e9v\u00e9nement aux \u00c9tats-Unis - Tribu Exp\u00e9rientiel<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Apr\u00e8s plusieurs exp\u00e9riences aux \u00c9tats-Unis, dont JACKALOPE fest \u00e0 Virginia Beach, nos \u00e9quipes vous partagent 5 choses essentielles \u00e0 prendre en compte lors de la planification d\u2019un \u00e9v\u00e9nement aux \u00c9tats-Unis:\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/tribu.co\/fr\/5-choses-a-savoir-sur-la-planification-dun-evenement-aux-etats-unis\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_CA\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"5 choses \u00e0 savoir sur la planification d'un \u00e9v\u00e9nement aux \u00c9tats-Unis - 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