Organiser un événement aux États-Unis peut être une expérience stimulante, mais qui comporte son lot de défis. Même si c’est seulement à quelques heures de la frontière, d’un état à l’autre, il y a beaucoup de différences, et les impacts sur vos événements peuvent être importants. Après plusieurs expériences aux États-Unis, dont JACKALOPE fest à Virginia Beach, nos équipes vous partagent 5 choses essentielles à prendre en compte lors de la planification d’un événement aux États-Unis:

1. Partenariats Locaux et Réseautage :

En première année, il est normal de ne pas disposer d’un vaste réseau de contacts sur place, ce qui rend d’autant plus importante la phase de recherche en amont. Il est donc essentiel d’identifier les acteurs clés de l’industrie locale. Dans le cas d’un festival comme JACKALOPE, les fournisseurs locaux, les commanditaires potentiels, les organisations communautaires, les athlètes, le staff ou simplement l’office touristique de la ville. Établir des partenariats solides avec ces acteurs permet non seulement de renforcer la crédibilité de l’événement, mais aussi d’ouvrir des portes pour des opportunités futures.

De plus, le réseautage joue un rôle crucial dans la construction de relations durables et bénéfiques. Participer à des événements de l’industrie, des conférences et des rencontres locales est une excellente façon de rencontrer des professionnels du secteur et d’établir des connexions précieuses.

«On a organisé plusieurs mois en amont du festival un événement de réseautage avec les professionnels, artistes, staff et bénévoles afin de de se créer une banque de contacts et de choisir les meilleurs collaborateurs selon nos besoins» – Karine Bélisle, Chargée de projets Production chez TRIBU.

Il est essentiel d’adopter une approche proactive en matière de réseautage. Ça peut être l’organisation de petits événements de mise en relation, l’invitation de professionnels à des rencontres informelles (comme un dîner), ou même la mise en place de collaborations spéciales avec des locaux.

2. Juridictions et Réglementations :

Avant tout, il est indispensable de se familiariser avec les diverses juridictions et réglementations qui peuvent avoir un impact sur l’événement et le festival. Cela inclut une compréhension approfondie des exigences de la police locale, des règles de la ville et des régulations en matière de permis.

De notre côté, nous avons eu le privilège de collaborer étroitement avec l’office touristique de Virginia Beach, ce qui nous a offert une opportunité de plonger dans les coulisses de la gestion des événements locaux. « La ville tient à cœur les événements locaux et ça se reflète dans leur engagement à résoudre les nombreux défis à la production des événements comme le nôtre », a déclaré Karine.

De plus, la gestion des permis d’alcool est un aspect crucial à prendre en compte. Les réglementations entourant la vente et la consommation d’alcool peuvent être complexes et varier selon l’État et la municipalité. L’âge légal pour consommer et les zones de consommation (aussi appelé zone ABC) sont de bons exemples. Tout comme au Canada, il est nécessaire de s’assurer d’obtenir les licences appropriées et de respecter les lois locales.

La conformité avec les règlements de construction est également un élément essentiel. Cela peut englober la mise en place de structures temporaires, l’aménagement des espaces et le respect des normes de sécurité. Dans notre cas, nous avions plusieurs gros projets pour le festival JACKALOPE. Nous devions construire une base en échafaud sur le toit du Hilton pour donner place aux BASE Jumper de sauter en toute sécurité. Nous avons aussi construit un skatepark directement sur la plage. Le plus gros challenge pour nos fournisseurs a été la température qui a retardé l’avancement des structures. Nous étions très heureux d’avoir des fournisseurs de confiance!

Il a été essentiel d’établir des partenariats avec les policiers et les shérifs pour aider à faire respecter les lois et la sécurité de tous les participants notamment car il existe des lois distinctes sur la légalité du port d’armes d’un État à l’autre. En travaillant avec la ville, nous avons eu accès à leur système d’analyse en temps réel des activités sur le site, avec un drône par exemple, nous permettant de repérer rapidement toute activité suspecte et de prendre les mesures nécessaires à temps. Un must dans un État où le port d’armes est légal!

3. Planification Budgétaire :

La planification budgétaire s’est avérée être une étape délicate dans notre projet. Les fluctuations du taux de change (USD vs CAD) ainsi que les différences de prix entre le Canada et les fournisseurs locaux exigent une vigilance particulière. Dans les premiers mois de démarche, nous avons rapidement remarqué que les fournisseurs profitaient de notre statut canadien pour gonfler leurs tarifs. Les relations et contacts locaux sont la clé. Chacun d’eux a apporté sa notoriété et son expertise évitant ainsi toute surcharge inutile.

4. Marketing et Promotion Ciblées :

En termes de publicité et marketing, plusieurs défis se posent : en tant qu’entité relativement inconnue sur le marché américain, il était primordial de faire connaître notre nom en tant que festival. Les goûts, les préférences et les habitudes de consommation peuvent varier considérablement, nécessitant une approche marketing sur mesure pour attirer l’attention du public américain et rester top of mind. Le recours aux relationnistes dans le marché américain peut s’avérer extrêmement bénéfique pour s’entourer de médias pertinents dans un environnement inconnu.

De plus, il est essentiel d’adapter le message et le contenu promotionnel pour mieux résonner avec le public américain. Il faut donc s’assurer de bien comprendre les tendances du marché local, des canaux de communication et des médias sociaux populaires qui peuvent différer du Canada ou autres pays.

« Aux États-Unis, il ne faut pas avoir peur d’y aller big and bold et d’oser surtout quand on est un événement peu connu sur le territoire. […] J’ai vraiment pris un plaisir immense à élaborer cette stratégie. » –  Audréane Béland Côté, Chargée de projets communication & marketing chez TRIBU.

5. Gestion de la Logistique Internationale :

Coordonner ces aspects essentiels constitue littéralement un travail à temps plein. Il faut s’assurer que tous les participants disposent d’un logement adéquat et de repas qui conviennent à tous (et avec les allergies et intolérances). Ce qui est un grand défi quand tu as un grand groupe! Dans notre cas, une bonne partie de l’équipe s’est déplacée aux États-Unis afin que la production de l’événement se déroule bien. Nous avons aussi engagé des fournisseurs qui ne venaient pas directement de la ville et fait venir plusieurs athlètes internationaux. Nous avions donc une centaine de personnes à héberger et une trentaine à nourrir. Ça implique une planification minutieuse, une communication constante avec les fournisseurs et une réactivité en cas de changements ou d’imprévus.

«Le plus important c’est de se faire des documents de suivi complets et de prendre de l’avance pour s’assurer d’avoir le plus d’information possible en amont.» – Sandrine Kerignard, Coordonnatrice Production chez TRIBU.

Pour garantir un processus fluide, plusieurs étapes impératives doivent être suivies. En premier lieu, la gestion des visas et des douanes est incontournable. Il est recommandé de s’associer avec un courtier spécialisé dans le transport pour les carnets ATA, une étape qui assure une gestion efficace des formalités douanières. Il est essentiel de frapper à plusieurs portes pour sélectionner un courtier qui répond le mieux à nos besoins, souligne Karine. De plus, la prévoyance d’un plan B est impérative – il est toujours sage d’avoir des solutions de rechange pour le transport en cas de besoin, chose que nous avons apprise à nos dépens!

« Je n’aurais jamais pensé devoir compter des boîtes de vis pour traverser de l’équipement aux États-Unis. Toutes autres tâches connexes comme ils disent » – Karine Bélisle, Chargée de projets Production

En outre, bien que l’obtention de visas de travail puisse être en place, des formations avec des avocats externes sont essentielles pour s’assurer de bien s’adresser aux douaniers et éviter des problèmes non-nécessaires. Nous vous conseillons de prévoir suffisamment de temps, puisque ces processus peuvent souvent nécessiter plusieurs mois de préparation pour être menés à bien.

Bref, le mot d’ordre: entourez-vous des contacts pertinents qui pourront vous soutenir tout au long du processus. En gardant ces conseils en tête, vous serez prêt à organiser un événement aux États-Unis! N’oubliez pas que chaque point mérite une attention particulière pour vous assurer une expérience événementielle fluide et mémorable.