1-Aménagement d’activités en extérieur: l’expertise avant tout
Plan de contingence
Quand on organise un événement extérieur en hiver, on peut vivre plusieurs scénarios. Il ne faut pas assumer que parce qu’on est au Canada, il va faire froid et il y aura un beau manteau neigeux, la saison hivernale 2024 particulièrement chaude en est un bon exemple.
L’hiver est imprévisible: on peut aussi bien avoir des températures extrêmes que des températures positives, devoir traverser un blizzard, une pluie verglaçante, des tempêtes de neige ou même de la pluie, tout est possible.
C’est pourquoi il est essentiel de prévoir dans les plans de contingence une solution pour chaque scénario météorologique. Cela nous permet d’adapter rapidement et de faire les ajustements nécessaires pour garantir la sécurité et le plaisir des participants.
Ce plan de contingence est présenté à l’ensemble de l’équipe terrain avant chaque événement, avec une répartition claire des tâches.
Choix des fournisseurs
Peu importe le projet ou les conditions, il est normal de vouloir s’entourer des bonnes personnes. Dans le cas d’un événement en plein air en hiver, c’est particulièrement essentiel de choisir des fournisseurs qui sont habitués aux conditions hivernales.
Leur expertise et leurs équipements adaptés réduisent les risques liés à la météo et garantissent un montage et un entretien efficaces.
Choix des matériaux
Sélectionner des matériaux capables de résister aux rigueurs de l’hiver est tout aussi indispensable pour garantir le succès de l’événement. Par exemple, l’utilisation d’iPads ou d’appareils de paiement (POS) à l’extérieur peut présenter des défis en raison du froid et de l’humidité, pouvant entraîner des dysfonctionnements.
« Si votre événement prévoit un bar extérieur, il est très important de prendre en compte les conditions météorologiques et de disposer d’installations adéquates pour stocker les produits. Par exemple, si le bar est dans un conteneur, il doit être chauffé ou vous devez prévoir un espace où les produits comme la bière ou les produits sensibles au gel peuvent être conservés. » – Justine Bousquié, Chargée de projets Production
Glisser coûte que coûte
La plupart des activités hivernales sont pensées sur de la neige ou de la glace, que ce soit pour glisser en snowboard, ski, luge, snow skate, ou en patins. Mais on l’a dit plus haut, Dame Nature peut se montrer capricieuse.
Si l’événement nécessite de la neige, nous conseillons d’attendre le plus tard possible avant d’apporter de la neige sur le site. Cela permet de minimiser le temps pendant lequel la neige est exposée à des températures plus chaudes ou plus froides. Le transport de la neige dans un camion spécialement conçu pour maintenir des conditions fraîches peut également aider à préserver sa qualité jusqu’à son utilisation sur le site.
Il est tout aussi essentiel de prévoir les équipements pour entretenir la neige sur toute la durée de l’événement.
Pour notre événement APIK par exemple, nous avons une équipe sur la piste toute la durée des compétitions pour entretenir le parcours dans des conditions optimales pour la compétition. C’est un travail essentiel et sans relâche: après chaque passage nos équipes re-travaillent la neige, bouchent les trous, etc.
« Une fois la neige sur site, il faut la travailler sans cesse pour la garder dans les meilleures conditions. On peut par exemple en ajouter avec une souffleuse en s’assurant de bien la concasser et la damer pour contrer la glace et la neige trop dure, ou encore la saler pour éviter qu’elle fonde en conditions trop chaudes » ajoute David, chargé de projets.
Notre équipe faisait la production de Cité de Glisse au Carnaval de Québec, une nouvelle activité lors de laquelle il était possible de glisser dans trois rues (côtes) de la Ville de Québec. Durant ces 4 jours, l’hiver nous a joué un tour et nous avons eu des journées plus chaudes que prévues. Évidemment, lorsqu’il fait plus chaud, la neige glisse moins.
« Nous avons dû adapter nos installations pour fournir l’expérience attendue. Nous avons ajouté un conteneur avec une terrasse sur le toit pour augmenter le dénivelé, puisque notre plateforme de départ en neige prévue n’était pas à la hauteur de nos attentes à cause des températures. Nous avons également installé des feuilles de treillis au sol pour limiter la fonte de la neige, et appliqué de la cire à ski « wax » sous les soucoupes et les tubes pour améliorer la vitesse de glisse. Pour satisfaire les amateurs d’adrénaline, nos ambassadeurs ont aidé en donnant une impulsion au départ. C’est tout un travail d’anticipation et d’adaptation sur le terrain! » – Karine Bélisle, Chargée de projets Production.
Mêmes problématiques pour entretenir la glace. On en sait quelque chose: depuis quelques années, le Human Curling a fait son apparition dans la programmation de notre festival hivernal Barbegazi. Sauf que dans cette activité, la pierre de curling qui glisse sur la glace, assis dans une bouée gonflable, c’est vous.
« De l’eau très chaude permet d’avoir une glace transparente ! Il est aussi essentiel d’arroser dans les conditions les plus froides possibles (souvent la nuit). » recommande David, chargé de projets.
2 – Rassembler dans le froid
Garder le public réchauffé
Une des questions à se poser dès le départ est: comment faire pour attirer et maintenir l’intérêt du public sur place lors d’un événement hivernal qui affiche des températures négatives?
Au niveau des communications, il y a un travail supplémentaire à faire pour motiver les festivaliers à braver les températures hivernales. On s’imagine que le festivalier à qui l’on parle est bien au chaud dans son sofa, et notre mission est de le motiver à venir jouer dehors avec nous, même quand les températures sont hostiles.
Premièrement, il est important d’intégrer la météo dans la communication, et faire des rappels réguliers sur le maintien des festivités. Dans cette optique, créer du contenu type behind-the-scenes permet de générer de l’excitation et de réassurer le public quant à la réalisation de l’événement.
Rappeler aussi régulièrement toutes les initiatives qui vont permettre au festivalier de se projeter dans une après-midi en extérieur, que ce soit les activités ouvertes au public, la possibilité d’acheter des boissons chaudes sur places, les espaces intérieurs accessibles, etc.
Une fois que le festivalier est sur place, il faut tenir ses promesses, et le garder motivé.
Ici, l’animateur de foule joue un rôle crucial; il est le point de contact entre l’événement et le public! C’est à son tour de rappeler régulièrement les moments forts à ne pas manquer, les activités disponibles, les points de ravitaillement, etc.
Dans nos événements, on aime gâter le public pour les remercier de leur présence, régulièrement on lance des goodies dans la foule lors des périodes d’attente, pour garder le public crinqué en attendant le retour des athlètes.
3- Gestion du personnel
Rien de nouveau, le staff est un point crucial dans le succès d’un événement. Mais pour ne rien vous cacher, le froid peut parfois être un frein au recrutement.
Lors de BARBEGAZI x WinterPLAY à Fort McMurray en Alberta, nous avons eu droit à un cocktail de météo. De la chaleur, de la pluie, des vents suivis de grands froids. Dans ce cas, il est probable que les guerriers du froid pour garantir le succès des activités soient plus difficiles à garder motivés. Nous avons donc proposé à notre équipe des « trousses de confort ». Ces trousses peuvent inclure des éléments tels que des ponchos, des chauffe-mains, des boissons chaudes, des gants, etc. Nous conseillons aussi de mettre à disposition un espace chauffé où le personnel peut se réchauffer régulièrement. Cela peut aider à prévenir un coup de froid et à maintenir la vibe de l’équipe à un niveau élevé.
Enfin, prévoir plus de roulements de pause que sur un événement non hivernal.
Les garder en mouvement, c’est essentiel. Si leur poste n’est pas actif, rien ne vous empêche d’organiser des moments pour les inviter à ‘bouger’, une danse matinale ou essayer les activités proposées sont des petites choses simples qui peuvent aider à stimuler les équipes et à éviter qu’ils ne restent statiques pendant de longues périodes. Cela peut également contribuer à renforcer l’esprit d’équipe et à maintenir un environnement de travail positif malgré les conditions météorologiques difficiles. Après tout, ce sont eux le visage de l’événement!
Il est clair que l’organisation d’événements hivernaux présente des défis spécifiques, mais aussi des opportunités uniques pour les entreprises. Bien qu’ils ne garantissent pas le succès à eux seuls, ces points sont des atouts précieux pour tout organisateur d’événement. La clé du succès réside dans l’innovation, la créativité et la passion d’offrir des expériences extraordinaires, même pendant les saisons les plus challengeantes.
Dans un monde confronté aux défis croissants des changements climatiques, limiter notre empreinte écologique dans la production d’événements devient une priorité incontournable. Dans notre prochain article, nous explorerons des stratégies pour réduire l’impact environnemental de ces rassemblements hivernaux, tout en continuant à offrir des expériences uniques et engageantes.
En conclusion, la production d’événements hivernaux présente son lot de défis, mais également d’opportunités uniques pour renforcer les liens communautaires et offrir des expériences mémorables. Face à l’imprévisibilité du climat hivernal, il est essentiel de planifier avec minutie, en anticipant les différents scénarios météorologiques et en s’entourant de fournisseurs et d’équipements adaptés. L’engagement envers la sécurité et le confort des participants doit être au cœur de chaque décision, tout en maintenant un niveau élevé d’innovation et de créativité.
Vous avez des projets d’hiver en 2025? Parlons-en.
