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Retour aux événements : les clés pour une organisation sécuritaire

La vie peut enfin reprendre un semblant de rythme normal. Depuis début août, le gouvernement du Québec autorise la présence de 250 personnes pour les événements dans les lieux publics.

C’est donc dire que les organisateurs peuvent recommencer à prévoir des spectacles de musique, de danse, des compétitions sportives, des conférences, etc. Mais dans le contexte actuel, il faut s’assurer de prendre en compte une pléthore de mesures de sécurité. Personne n’a envie d’être à l’origine d’un nouveau foyer d’éclosion du coronavirus.

Comment bien se préparer à un événement en temps de COVID-19 ? Quelles sont les critères à ne surtout pas oublier quand on organise un événement ? Quels sont les outils à notre disposition pour organiser un événement en temps de pandémie ?

Chez Tribu, les événements sont notre passion première. C’est pourquoi nous nous sommes tournés vers notre directrice de production Pascale Beauregard, qui planche déjà sur nos prochains grands coups, en ayant la sécurité de tous comme priorité absolue.

« 250 personnes, c’est de la gestion d’humain, ce qui est très difficile malgré les normes. Faut que dès l’arrivée des gens à la billetterie, tu les accompagnes et que les informations soient très claires quant aux règles à suivre. »

Voici des éléments à ne surtout pas oublier lors de votre événement pour que la distanciation physique soit respectée et que les participants puissent vivre l’expérience à fond tout en restant en sécurité :

– Un registre

Pour vous assurer d’être en mesure de rejoindre tous les gens présents rapidement en cas d’éclosion à la suite de l’événement, il faut avoir les informations de tout le monde. À l’entrée de votre événement, prévoyez un registre manuel ou par tablette et assurez vous de bien désinfecter après chaque enregistrement. Prévoyez également la vente de masques à l’entrée.

– Affichage clair et staff supplémentaire

Il faut éviter la confusion et les bouchons de circulation. Pour ce faire, les zones d’accès doivent être clairement identifiées pour les participants et l’installation de lignes de circulation au sol peut être d’une aide capitale.

Prévoyez également davantage d’employés sur le terrain qu’à l’habitude pour répondre aux interrogations des participants et assurer le respect des règles de distanciation physique.

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– Eau courante et désinfectant

Lors de votre événement, assurez vous d’avoir des stations d’eau courante et une quantité industrielle de désinfectant pour votre bien et celui des gens présents. Idéalement, installez plusieurs stations dans des secteurs différents pour éviter l’attente ou les rassemblements involontaires.

– Port du masque et distanciation

Lors des événements, il faudra s’assurer d’avoir l’espace adéquat pour permettre aux festivaliers de garder une distanciation de 2 mètres, dans la mesure du possible. Il faut donc tenir compte de la capacité maximale et gérer la billetterie en conséquence. Il sera important que chaque festivalier ait en sa possession un masque, afin de le porter dans les déplacements et les endroits fermés tels que les toilettes, restaurants, etc.

Du côté de Tribu, les idées ne manquent pas pour innover en termes d’espace festivalier, avec l’intégration de différentes technologies, de jeux de lumière et de zone attitrée. La création de micro-lounge expérientiel favorisant les déplacements sont sur nos planches de travail. Nous allons jouer avec la thématique de chaque événement, pour y ajouter une touche ludique pour la distanciation.

Safeteams, une innovation montréalaise

La bonne nouvelle, c’est que les organisateurs d’événements peuvent aussi se tourner vers certaines compagnies d’ici qui ont su innover en temps de pandémie.

C’est le cas de la compagnie PixMob, habituellement spécialisée dans la conception de bracelets DEL pour les événements d’envergure et du système Klik, des badges intelligents permettant aux utilisateurs d’échanger leurs coordonnées en un simple clic sur l’objet. PixMob fait nettement plus que tout ça, mais ce serait long d’expliquer tous ses produits et services.

C’est notamment cette compagnie qui avait permis aux partisans de vivre une expérience illuminée exceptionnelle lors de la mi-temps du SuperBowl LIV.

À la lumière de cette pandémie qui nous afflige tous, PixMob a lancé un nouveau produit appelé Safeteams.

« C’est une technologie que nous avions déjà, explique Evelyne Rousseau, directrice marketing chez PixMob. Elle permet habituellement d’entrer dans des conférences (Comme C2 Montréal) en scannant ton badge. Si tu frappes deux badges ensemble, tu peux échanger tes infos avec quelqu’un d’autre. On s’est dit on pourrait réutiliser cette technologie en temps de COVID pour aider avec la distanciation physique et le traçage des interactions entre les gens. »

Safeteams est particulièrement populaire dans les usines actuellement. Essentiellement, les employés se voient donner un badge ou une clé intelligente qui suit leurs mouvements pendant une journée de travail. Les données sont collectées et analysées de sorte à ce que les compagnies puissent réagir rapidement si un test positif survient.

« Chaque participant a un badge et tous les badges communiquent ensemble, explique Evelyne. Si quelqu’un a le badge 5 par exemple et que cette personne-là est testée positive au COVID, nous pouvons rapidement identifier avec qui cette personne a été en contact pendant l’événement et avertir les instances concernées pour qu’elles prennent les mesures nécessaires. »

Evelyne Rousseau estime que ce produit peut être utilisé dans n’importe quel type d’événement, même si pour le moment c’est dans le milieu industriel qu’il fait fureur. Après tout, la sécurité n’a pas de prix. Plusieurs entreprises dans le milieu alimentaire, par exemple, ne peuvent pas se permettre d’arrêter la production pendant des jours pour désinfecter une usine au complet.

« Le traçage par zone nous permet alors de savoir exactement quelle zone de l’usine le badge 3 a visité et qui a-t-il croisé sur son passage. La réaction peut donc être rapide et efficace. »

Actuellement, PixMob est en discussion avec plusieurs parc d’attractions à travers le globe pour implanter Safeteams.

Quand la vie donne des citrons…

Les circonstances actuelles sont difficiles à accepter pour tout le monde, mais la COVID permet également de se réinventer en mettant l’expérience festivalière au coeur de nos priorités.

À défaut de pouvoir organiser des événements d’envergure où des dizaines de milliers de festivaliers pourraient participer, l’opportunité est belle pour créer des villages éphémères, se réapproprier certains espaces publics ou encore renforcer sa présence sur le web.

Pour certains, la pandémie a également été l’instigatrice de nouvelles relations d’affaires, puisque les entreprises constatent qu’il vaut mieux s’allier que de se faire couler en temps de crise. Et même après.

Bref, la COVID-19 nous aura permis de remettre le client au coeur de notre ADN, de nous relever et de nous réinventer.

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