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5 choses à savoir sur la planification d’événements en temps de COVID-19

Le milieu de l’événementiel est probablement l’un des plus dynamiques. En effet, peu de secteurs d’activité font face à autant de changements et défis que celui-ci. D’ailleurs, il a dû grandement s’adapter devant l’incertitude reliée à la COVID-19 et les décisions gouvernementales pour contrer le virus. Heureusement, les intervenants du milieu ont su redoubler d’efforts pour continuer à présenter des événements, au grand plaisir des participants.

Qu’est ce que ça implique d’organiser un événement aujourd’hui au Québec ? Est-ce qu’on peut considérer que l’événementiel est de retour ? Comment la pandémie aura-t-elle changé l’événementiel à long terme? Quelles leçons devrait-on tirer de cette période? On est passé au travers de toutes ces questions pour vous cet été, voici un aperçu.

 

Quelle est la situation actuellement au Québec pour les événements?

Avec l’arrivée du passeport vaccinal pour entrer dans une salle de spectacle, un restaurant, un événement sportif ou un festival, certains assouplissements ont été octroyés par le gouvernement du Québec :

  • Depuis le 8 octobre dernier, les événements sportifs et les spectacles tenus à l’intérieur n’ont plus de limites de spectateurs, à condition que des places soient assignées aux spectateurs. Ces derniers doivent également porter le masque en tout temps, sauf lorsqu’ils mangent ou boivent.
  • Les événements sportifs et les spectacles tenus à l’extérieur et ayant des places assignées n’ont plus à se restreindre quant au nombre de spectateurs. De plus, ces derniers n’ont pas à porter le masque, bien qu’il soit fortement recommandé.
  • Les événements ayant lieu à l’extérieur, mais durant lesquels aucune place n’est assignée, doivent de leur côté prévoir des sections indépendantes de 500 personnes, dans lesquelles une superficie de 2 m carré par personne doit être calculée. Les participants doivent également réserver leur place en avance et le port du masque est recommandé lorsqu’ils se déplacent.

 

 

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5 pratiques à implanter dans l’organisation d’événements

L’engouement de la population s’est grandement fait sentir durant l’été et l’automne, alors que plusieurs festivals ont présenté des formules repensées de leurs activités habituelles. Voici quelques pratiques qui devraient d’ailleurs être implantées dès maintenant lors de la tenue d’événements quelconques.

«

« Ça fait du bien de voir de la musique live. Malgré les mesures spéciales, c’était bien mieux que passer ma journée à faire le tour de Netflix! J’avais l’impression de retourner en 2019 pendant un instant. »

»
Sabrina, à propos de Piknik Électronik

1.Prévoyez des dispositifs hygiéniques efficaces

Aucun organisateur ne souhaite que son événement devienne un foyer d’éclosion de COVID-19. Même si le passeport vaccinal permet de s’assurer que tout participant soit vacciné adéquatement, il est primordial de prévoir des dispositifs hygiéniques efficaces à l’entrée, à la sortie et sur le site de l’événement.

Des distributrices à gel hydro alcoolique et à couvre-visage devraient être installées à des endroits stratégiques et faciles d’accès.  Dans le même ordre d’idées, certains endroits, comme les toilettes, les bars, les comptoirs de restauration et les entrées, sont propices à la propagation du virus et devraient être nettoyés fréquemment.

2. Prévoyez du personnel supplémentaire

D’ailleurs, toutes ces mesures de nettoyage et de sécurité peuvent demander du personnel supplémentaire. C’est pourquoi il est important de prévoir plus d’employés qu’à l’habitude, lesquels pourront effectuer plusieurs tâches souvent négligées durant l’ère pré-COVID ; nettoyage des surfaces et installations pouvant être infectées, distribution de couvre-visage ou de gel désinfectant, guidage des foules vers les zones prévues ou les sorties, surveillance, etc.

Ce même personnel doit également être formé adéquatement. Marie-Pier Hamelin, chargé de projets senior chez TRIBU, croit d’ailleurs que les informations devraient être données d’avance et non pas le matin même de l’événement, une pratique assez fréquente avec les « employés d’un jour ». Ce faisant, les risques de dérive seront réduits et l’organisation elle-même pourrait éviter de se mettre dans l’embarras :

«

« Beaucoup se sont habitués à donner des instructions le matin même. Là, il faut penser en amont, leur donner plus de jus. Ils sont en quelque sorte les gardiens de la marque. »

»
Marie-Pier Hamelin, chargé de projets senior chez TRIBU

3. La billetterie en ligne

Puisque les participants aux événements de grande envergure doivent obligatoirement réserver leur place à l’avance, l’utilisation d’une billetterie en ligne efficace devient indispensable. En effet, il est difficile d’évaluer le nombre de festivaliers ou spectateurs présents à un événement sans une billetterie permettant la réservation facilement, que l’événement soit payant ou gratuit.

Ce faisant, il sera beaucoup plus facile pour l’organisateur d’adapter ses installations et de prévoir celles-ci afin d’être conforme aux mesures sanitaires imposées par les instances gouvernementales.

 

4. Misez sur le talent local

Les restrictions auxquelles doivent se conformer les événements de grande envergure peuvent représenter un véritable casse-tête pour assurer la viabilité des activités. Afin de réduire les coûts reliés à la venue d’artistes internationaux et du même coup, pour maximiser les chances de rentabilité, il peut être fort intéressant pour les promoteurs de miser sur le talent local lorsque vient le temps de bâtir une programmation.

 

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5. Soyez créatif !

Certaines pratiques issues de la créativité du milieu sont là pour rester, selon Marie-Pier. « Je crois que certains éléments à “plus-value” doivent être conservés dès la reprise », indique-t-elle. Parmi ceux-ci, la diffusion web et la création de contenu risquent de s’implanter comme une normalité, qui permettra d’ailleurs aux gens encore réticents aux grandes foules d’apprécier les événements et d’y participer.

 

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Dans la même veine, une certaine introspection se doit d’être faite pour tirer des leçons de ces moments difficiles. « La notion d’annulation d’un événement pour cause de forces majeures, on le voit peu, maintenant, oui […] Pour garder la relation avec les commanditaires, lorsqu’un événement se produit, il faut proposer d’autres moyens pour atteindre nos objectifs commerciaux », croit d’ailleurs Marie-Pier, qui soulève du même coup l’importance de revoir certaines ententes contractuelles.

Finalement, peu de gens sont mieux équipés qu’un planificateur d’événements pour se relever et faire face à la musique. Maintenant que les événements reprennent tranquillement leur air d’antan, il est important pour chaque organisation de repenser ses activités, tout en prévoyant une offre répondant à la demande de leurs fans, qui attendent depuis trop longtemps de pouvoir reconnecter avec leurs artistes ou leurs loisirs favoris, ou tout simplement des humains.